¿Cómo optimizar el inventario y el mantenimiento de equipos?
El mantenimiento y la reparación es la misión de cualquier empresa de servicios de campo, tanto antes de que ocurra el problema (preventivo) como después (correctivo). Puede comenzar cuando se vende equipo o maquinaria compleja que es difícil de mover (por ejemplo, HVAC o equipo médico). El cliente no puede simplemente devolverlo si se “cae”. Cuando un distribuidor o fabricante vende este tipo de equipo, incluye una garantía del fabricante para brindar servicios de reparación durante un período específico. Sin embargo, la mayoría de los equipos complejos también requieren mantenimiento preventivo para asegurar que el equipo o la maquinaria estén funcionando correctamente. Dado que el mantenimiento preventivo no está incluido en la garantía y, de hecho, puede ser requerido por la garantía, esta es una oportunidad de ingresos para la organización de servicios de campo. La conclusión es que, para las organizaciones de servicios de campo, Se requiere poder proporcionar tanto preventivo como correctivo. Además, en un entorno competitivo, esto debe ser eficiente y rentable.
¿Por qué es importante el mantenimiento preventivo?
Hay dos razones por las que es importante: por lo general, es costoso para el cliente que el equipo no funcione y, en segundo lugar, algunas industrias reguladas requieren mantenimiento preventivo.
Los equipos costosos pueden ser costosos cuando están inactivos
El equipo roto perturbará significativamente un negocio. Si se trata de una clínica o centro médico de emergencia y la máquina de rayos X está rota, están en problemas. A veces, como en este ejemplo, la interrupción es obvia. Pero a veces es indirecto, como una pieza de equipo de ensamblaje en la línea de producción que impide hacer un subensamblaje para un motor. Con Acumatica Field Service Management, el objetivo es no tener este tipo de problemas proporcionando todo lo necesario de principio a fin para ayudar a mantener el equipo en condiciones de funcionamiento.
Con base en el historial de desempeño pasado, un distribuidor o fabricante puede crear un registro de lo que se rompe. Es posible que tenga la idea de que se debe cambiar una correa después de tantos ciclos, que se debe cambiar el aceite, etc. Dada esa información, se puede crear un programa de mantenimiento preventivo. Los horarios de contratos y servicios se pueden presentar a los clientes. Después de la aceptación, serán monitoreados por el sistema a partir del cual se crearán las órdenes de compra para las piezas requeridas y las órdenes de servicio enviadas.
Si el equipo o la maquinaria tiene muchas partes separadas (fuente de energía, centro de control, transportadores), probablemente tengan diferentes garantías. Incluso cuando se reemplaza una pieza, tiene su propia garantía. Hacer un seguimiento de cada uno es propenso a errores. Un gran beneficio de tener el proceso automatizado con Acumatica es que el sistema lo optimiza. Sabe qué está en garantía y qué no. Esto reduce los errores de facturación.
Seguimiento de auditoría para industrias que requieren cumplimiento
En escenarios tales como equipos médicos, cocinas comerciales y ascensores, el distribuidor o fabricante puede necesitar certificar regularmente los sistemas y equipos para la salud, seguridad, etc. Esta es una parte importante del mantenimiento preventivo. Acumatica ayuda a documentar estas importantes certificaciones y ayuda a las empresas de servicios de campo a mantener las cosas actualizadas. Las certificaciones y el cumplimiento caducados crean problemas legales importantes para los clientes. Las empresas que pueden ayudar a sus clientes a mantenerse al tanto de estas cosas serán consideradas un socio valioso.
¿Por qué es importante la gestión de inventario para los servicios de campo?
Ser capaz de manejar los problemas de mantenimiento requiere tener las piezas adecuadas, algunas de las cuales son muy caras. Es imposible transportar cantidades significativas de todas esas piezas, por lo que las organizaciones de reparación deben equilibrar la oferta y la demanda.
Acumatica administra el inventario utilizando las mismas técnicas probadas que utilizan nuestros clientes minoristas, de distribución y de fabricación. Para empezar, el inventario disponible debe ser preciso. Esto se hace automatizando el proceso de recepción y recogida. Con un sistema moderno como Acumatica, los vehículos de servicio de campo se tratan como mini-almacenes y el inventario se controla a ese nivel. Siempre sabe lo que está disponible y lo que está ordenado.
A continuación, cuando se crea una orden de servicio y las piezas de reparación necesarias no están en stock, el sistema debe generar una orden de compra para ese artículo. Luego, cuando se recibe el artículo, se debe alertar al despachador de que está en stock y se debe programar la llamada de servicio.
¿Es importante el seguimiento de los números de serie?
El seguimiento de los números de serie es extremadamente importante para el mantenimiento. En algunos sistemas, después de que el equipo se vende, el proveedor no tiene visibilidad de la ubicación o el uso. No está en el inventario del proveedor, por lo que es esencialmente tan bueno como un trato hecho, a menos que reciban una queja.
En Acumatica, rastreamos los números de serie después de que se venden los productos. Puede realizar un seguimiento de las garantías, actualizaciones y toda otra información pertinente para ese producto utilizando el número de serie. El sistema Acumatica realiza un seguimiento del historial de servicio de ese equipo, incluidas todas las piezas que se le agregaron. Realizamos un seguimiento de todo, aunque no esté en su inventario. También rastreamos múltiples series para el mismo equipo. Podemos rastrear los números de serie de diferentes componentes y un número ilimitado de ellos.
¿Debería elegir Acumatica Field Service Management?
El sistema Acumatica es un sistema completo y extremadamente personalizable, lo que facilita su implementación para cualquier tipo de negocio de servicios de campo. Hacemos un esfuerzo adicional, desde la cotización, pasando por el inventario y hasta el historial de mantenimiento del equipo en el campo con el cliente. Realizamos un seguimiento del proceso hasta el final, haciendo que su negocio sea más eficiente y ahorrándole dinero.
